Sicherlich ist es Ihnen bekannt, dass seit dem Inkrafttreten von GoBD neue Anforderungen an Ihr Unternehmen gestellt werden.

Mit dem Domla Archivsystem bieten wir Ihnen eine schlanke und preisgünstige Lösung, die Ihnen die Archivierung Ihrer Dokumente nach den neuen Richtlinien ermöglicht.

Domla Archivsystem integriert sich in Ihre Systemlandschaft schnell und ohne viel Aufwand.

Schnell integriert

Sicherer Zugriff

Kostengünstig

Ihre Vorteile auf einen Blick
  • Wartungsfrei:
  • Die Datenstrukturen des Systems sind selbstoptimierend und benötigen keinerlei Benutzereingriff zum Zwecke der Wartung. Die in das System eingespielten Dokumente verbleiben auf dem Server, auf dem die Software installiert wurde.
  • Einfache Inbetriebnahme:
  • Die Installation des Systems ist in wenigen Minuten erledigt und erfordert, vorausgesetzt, die benötigten Systemkomponenten sind bereits vorhanden, keinen Neustart des Servers. Das Archivsystem ist nach Installation sofort betriebsbereit.
  • Revisionssicher:
  • Alle Dokumente werden nach dem von vielen Verwaltungssystemen genutzten „Reverse Delta Verfahren“ abgelegt. Das bedeutet, dass immer die neueste Version eines Dokuments vollständig vorgehalten wird und zusätzlich die Unterschiede zu vorgehenden Versionen als Differenzdatensätze vorliegen. Daher lässt sich die Versionsgeschichte eines Dokuments immer vollständig nachvollziehen und ältere Versionen sind jederzeit wiederherstellbar.
Revisionssicher

Nachfolgend finden Sie zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Archiven, die durch den Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) definiert wurden. Domla Archivsystem erfüllt diese Anforderungen.

Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
Dokumente werden dauerhaft in einer Datenbank archiviert.
Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
Eine erfolgreich abgeschlossene Einfügeoperation garantiert die Dauerhaftigkeit im Archiv
Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
Eine Dokumentenversion ist nicht veränderbar.
Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
Die Dokumentenhistorie wird vollständig geführt.
Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
Alle Dokumente haben einen eindeutigen Schlüssel.
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
Der Zugriff auf Dokumente ist hochperfomant.
Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Ein Berechtigungssystem auf Basis von Verzeichnisssen und Benutzergruppen ist gegeben.
Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Dokumente können nicht gelöscht, lediglich verborgen werden.
Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
Migrationspfade zwischen Archivinstanzen sind vorhanden.
Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.
Eine tehnische Dokumentation ist Teil des Lieferumfangs

Leistungsmerkmale
  • Domla  Recherche Client - eine unabhängig von angebundenen Systemen verfügbare Recherche Plattform. Mit Hilfe dieser Software können Dokumente hinzugefügt und angesehen werden. Gleichzeitig stellt der Recherche Client die Administrationsoberfläche dar, womit Benutzer und deren Berechtigungen verwaltet werden können.
  • Automatische  Verararbeitung und Zuordnung der Indexdateien aus den angebundenen Systemen zum jeweiligen Dokument.
  • Dokumente können in beliebigen Formaten abgelegt werden.
  • Dokumenten können individuell Eigenschaften zugeordnet werden, die Sie bei der Kategorisierung und der Recherche unterstützen.
  • Eine Anzeige von Dokumenten ist auch über einen Webbrowser möglich.
  • Jede Veränderung eines Dokuments wird protokolliert.
  • Es können Kommentare zu jeder Dokumentenversion hinterlegt werden.
  • Ein Berechtigungssystem auf Basis von Verzeichnisssen und Benutzergruppen ist gegeben.
  •  Sachverhalte werden als Verzeichnis abgebildet. Dadurch können beliebig viele Dokumente einem Sachverhalt zugeordnet werden. Bedeutet für Diamant Kunden, dass zum Beleg mehrere Dokumente hinzugefügt werden können.
  • Die Anbindung von Plugins an den Recherche Client, die die Bearbeitung von Dokumenten direkt im Recherche Client ermöglichen.
  • Die Verwaltung von bis zu  25.000 TB  = 25.000.000 GB  ist möglich.
  • Die Anzahl der Benutzer ist unbeschränkt.
Integration
  • Eine vorkonfigurierte Schnittstelle zum Rechnungswesen des Unternehmens Diamant Software GmbH & Co. KG gehört zum Lieferumfang. Speziell zu diesem Integrationsthema berät Sie unser Partner Herr Markus Schmidt kompetent und mit viel Erfahrung.
  • Das System wird mit einem Webserver geliefert, der Dokumente anhand einer speziellen URL an Clients, die entsprechend authentifiziert sind, ausliefert.
  • Weiterhin stehen diverse Schnittstellen zur programmatischen Integration in beliebige Fremdprodukte zur Verfügung.
  • Eine API stellt die Archivfunktionen für andere Systeme zwecks Anbindung zur Verfügung.
Technische Informationen
 
Mehrplatzfähig Ja
Max. Anzahl Dokumente In der Standardkonfiguration stehen ca. 25.000 TB für Dokumente zur Verfügung
Max. Anzahl Clients Abhängig von den schreibenden / lesenden Zugriffen ca. 100 konkurrierende User
Windows Unterstützung Ja
Linux Unterstützung Auf Anfrage
Reguläre Updates pro Jahr 1
Webbrowser Unterstützung Ja
Maximale Dokumentgröße 249 MB (konfigurierbar)
Unterstützte Windows Versionen Ab Windows 7
Mehrprozessorunterstützung Ja
Lizenzierung Pro Server zzgl. Anzahl zugreifender Arbeitsplätze

Kontaktieren Sie uns

Wir integrrieren Domla Archivsystem in Ihre Systemumgebung und beraten Sie hinsichtlich der Effizienz Ihrer digitalen Prozesse.